Должностная инструкция помощника руководителя: особенности составления. Зачем руководителю нужен личный помощник

Рассказывают историю, мол, в старые времена одна начальница перед тем, как дать сотруднице отгул, велела ей посадить под окнами семь розовых кустов, вымыть полы, прополоть грядки, намолоть кофе на семь недель и много чего еще. Кто знает, может, и врут. Дело-то давнее.

"Компетентность есть способность обнаружить и удовлетворить личные вкусы начальства" (Лоренс Питер).

Но в отношении розовых кустов люди по-прежнему делятся на две категории: первые покорно отправляются на грядку, а вторые пытаются разобраться, что босс имел ввиду на самом деле.

Трактовать поручения шефа - искусство, но ему можно и нужно учиться. К любой производственной задаче стоит подходить осознанно. И священных директив босса это тоже касается: лучших успехов порой добивается тот, кто читает между строк и верно истолковывает задания начальства.

Полезно, когда вопрос "Зачем?" опережает все "Как?", "Когда?" и "Что мне за это будет?", но не обязательно (а иногда и вредно) задавать этот первый вопрос шефу напрямую. В идеале цель - научиться работать с опережением, отбрасывая заведомо ненужные задачи, но при этом не навредить себе и делу.

Догадаюсь сама

Как-то я вырвалась пообедать с Таней. Мы учились вместе, а потом я свернула на тропу журналистики, а она уверенно зашагала по жизни в роли помощника гендиректора крупной турфирмы. Еще не принесли горячее, а ее мобильный уже настойчиво подал голос из сумочки.

Таня молниеносно открыла ежедневник и принялась что-то записывать, время от времени повторяя: "Да. Хорошо. Я все сделаю... Да! Обязательно! Непременно!" Исписав две страницы, она закончила разговор и попросила еще минуточку, чтобы привести записи в порядок.

Секунд 10 она пристально вчитывалась, а потом вычеркнула добрую треть пунктов, а половину оставшихся отметила плюсом. Я удивилась, но Таня быстро расставила точки над i.

На вопрос, как стать помощником руководителя, она ответила, что руководствуется простым принципом: прежде чем приступить к выполнению задачи, стоит задать себе вопрос, зачем это нужно. Ответ на него автоматически переводит ряд поручений в список необязательных.

Скажем, если шеф просит сделать анализ цен среди нескольких компаний в регионе, то он наверняка собирается ремонтировать помещение, но еще не готов сказать ей об этом. Не готов - и не надо, она сама догадалась.

А еще у нее есть знакомый в строительном агентстве, который подыщет лучший офис по лучшей цене, а значит, и анализ не обязателен (главное, потом правильно сформулировать свое предложение). Результат - минус несколько часов кропотливой работы.

Как стать помощником руководителя: психологический портрет

Личный помощник руководителя – профессия на данный момент достаточно востребованная. В первую очередь это связанно с развитием рыночной экономики, так как в условиях жесткой конкуренции финансовое состояние любой фирмы зависит от правильных и своевременных управленческих решений.

Успех директора во многом зависит от умений, навыков ведения дел и личных качеств доверенного лица. Помощник руководителя, обязанности которого широко варьируются от банальных офисных дел до оперативных решений, станет незаменимым сотрудником, «правой рукой» начальника, и самое главное, гарантом выполнения поставленных задач в намеченное время.

При выборе «правой руки» зачастую директор компании обращает внимание не на образование, а на личные человеческие качества. Скорее всего, предпочтение будет отдано человеку с менее богатым опытом, но со схожим мнением, чем специалисту с отличными рекомендациями, но отличающимися жизненными убеждениями.

Помощник руководителя, обязанности которого сформулировать практически невозможно, должен обладать умением читать мысли и по первому взгляду определять настроение начальника. Выполнять все задания, независимо от специфики – это могут быть поручения и личного характера. Если вы человек сентиментальный и всегда все принимаете на свой счет, то это не для вас работа.

Помощник руководителя не должен обращать внимание на недовольство и срывы босса. Ассистент должен быть преданным и лояльным по отношению к своему начальству. Его работа, помимо денежного вознаграждения, мотивируется единой целью – повышением благосостояния и конкурентоспособности компании в целом.

Помощник руководителя, обязанности которого – ведение переговоров и заключение договоров при отсутствии первого лица компании, в какой-то степени является лицом компании. Именно по нему конкуренты судят о состоянии дел, а клиенты и партнеры принимают решения о сотрудничестве.

Видео-материалы по теме статьи

Что должен уметь каждый руководитель:

Обязанности личного помощника:

Как проходит собеседование:

Пожалуй, ни один современный директор, руководитель, начальник уже не представляет свою рабочую жизнь без личного секретаря. Во-первых, иметь помощника очень престижно. Во-вторых, действительно грамотный и ответственный секретарь становится «правой рукой» шефа, незаменимым человеком на предприятии и, что самое главное, гарантом того, что вы всегда успеете вовремя, ничего не забудете, и всегда будете держать руку на пульсе. Согласитесь, это очень важно в бешеном ритме современной жизни. Ну и, наконец, на секретаря всегда можно перенаправить нежелательный телефонный звонок, поручить помощнику общение с неприятным клиентом или попросить референта организовать личное торжество. Очень удобно, не так ли?

Секретарь, референт, офис-менеджер, личный помощник: общее и отличия

Как вы заметили, одного и того же офисного работника можно называть по-разному. Меняется ли суть выполняемых обязанностей от того, как звучит должность? Давайте разберемся.
Словом «секретарь » обозначают должность человека, которого нанимает отдельное лицо или компания для ведения делопроизводства, помощи в работе с корреспонденцией, организации встреч и мероприятий, выполнения личных распоряжений руководителя, приема телефонных звонков и т.п. В общем, секретарь – очень многогранный и обобщающий термин, включающий в себя многие возможные должностные обязанности. Поэтому в последнее время стало общепринятым использование таких понятий как секретарь-референт и офис-менеджер.
В обязанности референта обычно входят: ведение телефонных переговоров, деловой переписки, организация командировок руководителя, контроль документов, прием посетителей, формирование дел, работа с офисной техникой. По большому счету, секретарь-референт – это технический исполнитель. Вот почему на эту должность зачастую берут соискателей без высшего образования, особых навыков и даже без опыта работы.
А вот для работы офис-менеджером требуются особые знания, например, в области делопроизводства и документоведения. Обязанности такого секретаря намного шире, чем обязанности референта.
Личный помощник должен обладать еще более глубокими навыками, личностными и профессиональными качествами, ведь помощники – это те люди, которые помнят все и всегда, от которых зависит успех деловой встречи руководителя или празднование юбилея, и которые сопровождают своего шефа практически всегда и повсюду.
Кстати, стоит отметить тот факт, что в трудовых книжках (при условии официального трудоустройства, естественно) редко делают записи «помощник руководителя» или «референт». Чаще всего подобная должность записывается как «секретарь руководителя».

Какие требования предъявляются к потенциальным секретарям?

Если вы ищите работу секретаря, следует знать хотя бы основные требования, которые работодатели предъявляют к соискателям. Конечно же, каждый отдельный случай отличается массой нюансов, да и каждый руководитель видит своего секретаря в особом свете. Для кого-то вовсе неважно наличие высшего образования, другие начальники ставят во главу угла знание , некоторым важно лишь, какой кофе варит секретарь или как он (она) выглядит. Кстати, вот что важно знать. Работодатель может долго и усердно рассказывать вам о том, что ему нужно от секретаря и чем вы будете заниматься, только вот читателям МирCoветoв не стоит обращать на эти речи внимания. Поверьте, на ваши плечи будет возложено множество обязанностей, намного больше, чем описано в должностной инструкции и чем вам рассказали . Делается это для того, чтобы не спугнуть потенциального работника. Расчет делается на то, что в процессе работы вам будет проще «подкинуть» новую обязанность или возложить на вас выполнение особых поручений (ни один начальник не скажет вам на собеседовании, что вы должны будете напоминать ему даты рождения его жены и любовниц, но на практике будет именно так).
Итак, основные требования. Я устраивалась на должность секретаря дважды, и оба раза они были очень похожими:

• оконченное высшее образование (ну какому руководителю понравится, что его помощник будет отлучаться на сессии в самый неподходящий момент?);
• опыт работы (необязательно, но крайне желательно);
• приятная внешность;
• умение работать с офисной техникой, знание компьютерных программ, навыки работы в интернете;
• коммуникабельность, грамотная речь, умение излагать свои мысли в устной и письменной форме;
• владение одним или несколькими иностранными языками;
• возраст от 18 до 35 лет;
• , ответственный подход к выполнению поставленных задач, желание учиться;
• возможность работать не нормированно (следовательно, «семейные» женщины, претендующие на должность секретаря, работодателей редко интересуют).

Как я уже говорила, это очень обобщенный список требований к потенциальному референту и у каждого работодателя он свой. Никогда не стоит отказываться от собеседования, если в этом списке вы увидите какой-то пункт, в котором вы не очень сильны. Поверьте, ваши другие достоинства быстро перекроют все ваши слабые стороны.

История моей карьеры

Когда я окончила университет, у меня не было ни опыта работы, ни уверенности в том, что я быстро смогу устроиться хоть в какую-то фирму. Поэтому когда я позвонила по первому попавшемуся объявлению с текстом «Требуется секретарь руководителя на пивобезалкогольный комбинат» и меня сразу же пригласили на собеседование, я была крайне удивлена. Еще больше я удивилась, когда после собеседования мне предложили выйти на работу в этот же день. Естественно, я согласилась. Зарплата меня, вчерашнюю студентку, устраивала, директор мне понравился, да и работа казалась непыльной. Многое было для меня новым, много я не знала и приходилось учиться на собственных ошибках, ведь помочь и подсказать было некому. Я была очень благодарна коллективу и директору за то, что они с пониманием отнеслись к моим просчетам и не судили строго за ошибки и недоделки. В принципе, со всеми основными обязанностями я справлялась на «отлично»: переговоры, деловая переписка, оформление командировочных удостоверений, прием гостей, работа с офисной техникой, чай-кофе директору и его гостям. В общем, никаких экстремальных поручений я не выполняла, кадровыми вопросами не занималась, по расписанию и имела законный час на обед. Постепенно я стала открывать для себя «закулисье» жизни высших должностных лиц предприятия. Уважения я добилась исключительно своими поступками, хотя не скрою, были и такие коллеги, которые просто стеснялись сказать мне что-то лишнее или обидное, ведь я была ближе всех к шефу, а его все боялись.
Секретарем директора я проработала почти год, после чего меня повысили в должности и перевели в другой отдел. Уходя с поста секретаря, я умела очень многое и была уверена, что если придется начинать все сначала, у меня имеется опыт и багаж знаний. Резюме с указанной должностью секретаря руководителя, разосланное через несколько лет в сети интернет, сделало свое дело и меня пригласили на работу личным помощником директора в крупную коммерческую структуру. Мой опыт работы и владение иностранными языками стали главным критерием моей победы в конкурсе на занятие вакантного места.
Как я и ожидала, должность личного помощника кардинально отличалась от должности обычного секретаря. Мне не пришлось отвечать на общие звонки, делать шефу чай, ксерокопировать документы или подписывать конверты для отправки корреспонденции, чем я привыкла заниматься на заводе. Меня сразу же «окунули» с головой в личную жизнь начальника, в организацию всех его встреч и мероприятий, выполнение особых поручений (например, подобрать подарок на юбилей его друга или сообщить коллеге плохую новость). Мой размеренный жизненный график кардинально поменялся. Работать приходилось по 10 часов в сутки без обеда и перерывов на кофе. В предпраздничные дни сидеть в офисе допоздна, подписывая открытки, считалось нормальным, а работа в выходные дни – естественным процессом. Я сопровождала директора на мероприятиях, организовывала его поездки за границу, с партнерами, покупала-продавала, занималась сотней глупых отчетов. Самое главное – я подстраивалась под постоянно меняющееся настроение шефа, а чтобы избежать его гнева пыталась сделать свою работу максимально быстро, качественно и идеально. У меня отлично получалось организовывать, и меня постоянно просили что-нибудь организовать. Я была переводчиком, когда к шефу приезжали иностранные партнеры. В общем, чего я только не делала на должности личного помощника. Сейчас вспоминаю это место работы с благодарностью, несмотря на все нервы, мелкие неприятности и упреки. Это была настоящая школа жизни, которая меня окончательно раскрепостила, научила общаться с людьми разных уровней и рангов, дала бесценный багаж знаний и умений.
Сравнивая два места работы, две должности могу с уверенностью сказать: быть обычным секретарем – скучно и рутинно (хотя каждому свое, конечно), быть помощником руководителя – интересно, познавательно, полезно. После той школы, которую я «закончила», я с легкостью пошла на повышение, мне стали предлагать интересные должности, приглашали в замечательные проекты. Работая обычным секретарем, я никогда не получала тех позитивных эмоций, которые сопровождали меня на протяжении всей моей работы помощником директора. Я считаю, что я не зря прошла этот путь от начала и до конца, отшлифовав все свои начальные знания и укрепив новые навыки. Я нашла себя, я стала незаменимым человеком, я заслужила уважение коллектива и начальника. Оно того стоило, правда.

Личный помощник (ассистент) - востребован руководителями крупных компаний, в которых уже есть развитый штат административного персонала (ресепшн, секретариат).

В его функции входит административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи. Также, ведение телефонных переговоров, составление плана на день для руководителя и контроль за его выполнением, организация совещаний, ведение переписки, подготовка материалов для презентаций, организация командировок, исполнение остальных поручений директора.

Когда мы говорим о безупречном личном помощнике, имеем в виду ряд присущих навыков, принципов и привычек. Одним из таких навыков является умение планировать свою работу и работу руководителя. Хороший помощник руководителя - это незаменимый человек, выполняющий самый широкий спектр функций, от секретаря до заместителя руководителя, доверенное лицо и иногда - второй человек в компании. Поэтому люди высокой квалификации и личной преданности, выполняющие эту работу, ценятся очень высоко.

Зачастую помощниками руководителя становятся переросшие свои прямые обязанности секретари, офис-менеджеры, руководители приближенных к начальнику отделов. Очень часто помощник руководителя совмещает свои обязанности с выполнением других функций - например, переводчика или юриста.

Сформулировать полностью должностные обязанности личного помощника практически невозможно. Он должен уметь читать мысли руководителя, уже по звонку определять плохое настроение босса, и не обращать внимания на недовольство в свой адрес, когда на тебе просто сорвали зло. Самые главные требования, которые предъявляют руководители к личному помощнику, - это высокие человеческие качества будущей «правой руки». Руководитель скорее отдаст предпочтение человеку с менее скромным послужным списком, но находящимся с ним «на одной волне», чем крутому специалисту, но с шероховатостями при первом знакомстве.

Начальник должен быть абсолютно уверен в своём помощнике, ведь тот знает о нём всё, обладает немалым количеством эксклюзивной информации, которую можно использовать во вред фирме и шефу. По личному помощнику партнёры и клиенты могут судить о делах в компании.

Роль помощника руководителя в любой организации огромна, ведь именно от его высококлассной работы зависит продуктивность рабочего времени первых лиц компании. В их помощи нуждаются как топ-менеджеры мелких компаний, так и генеральные директора крупнейших холдингов. Профессионализм помощника в идеале должен позволить работодателю переложить на него существенную часть собственных обязанностей, не требующих личного участия.

Плюсы и минусы в работе помощника руководителя

Основным плюсом в работе помощника руководителя является возможность получения бесценного управленческого опыта и перспектива неограниченного совершенствования собственных качеств и талантов. Работая рядом с умным и преуспевающим руководителем, можно ежедневно учиться логике и принципам постановки и решения стратегических и тактических задач бизнеса, принятия оптимальных решений, ведению деловых переговоров, разрешению конфликтов, общению с людьми разного социального, финансового и возрастного уровня. В дальнейшем приобретенные знания и умения помогут продвинуться по карьерной лестнице или даже открыть собственное дело.

Среди минусов можно выделить :

• тяжелый график работы - режим, что называется, 24/7/365, ведь часто рабочий день помощника длится дольше, чем у руководителя;
• некоторые руководители резко отрицательно относятся к желанию своего помощника перейти на другую должность, и иногда персональные ассистенты становятся «заложниками своей профессии»;
• возрастные ограничения: как правило, на данную позицию работодатели рассматривают соискателей не моложе 25 лет, а карьера помощника руководителя длится в среднем до 35-40 лет.

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность. Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Целесообразность должностной инструкции

Основное назначение:

• помощь руководителю в его повседневной деятельности;
• максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
• в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
• отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
• позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
• позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
• позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Наличие инструкции полезно и самому помощнику. Он четко знает свои права и обязанности. Выполнять функции, которые не указаны в инструкции, он не обязан.

Нормативно - правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

• действующее законодательство РФ;

Законодательство позволяет предоставлять сотруднику любые функции, если ему доверяют, он имеет достаточно знаний, опыта, квалификации для решения подобных вопросов. Учтите, что полномочия обязательно необходимо руководителю оформить своим приказом.

• должностная инструкция;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

• внутренние документы:
• устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Помощник должен быстро ориентироваться в нормативно-правовой базе, регулирующей его деятельность и работу подчинённых ему должностных лиц. Необходимо ему изучать федеральное, региональное законодательство, нормативные документы организации.

Основные части должностной инструкции

Структура представлена в государственных справочниках по квалификации сотрудников. Она содержит все основные требования к помощнику руководителя и указывает его место в структуре организации.

Основные составные части инструкции:

• общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
• требования и его умения;
• служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
• полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
• ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
• связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

• помощник - специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
• назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
• в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
• на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
• помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю - минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Предъявляемые требования

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

• фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
• личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Неверно отождествлять указанные должности. Одна подразумевают выполнение в основном вспомогательных функций, а помощник руководителя выполняет организационно-административные функции.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

• выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
• знать правила корпоративного этикета и делового общения;
• знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
• грамотно вести деловые переговоры;
• уметь оформлять важные документы;
• информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
• работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
• желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
• уметь составлять типовые соглашения.

Руководитель предприятия, учитывая важность должности своего помощника, может дополнить указанный список, с учетом специфики организации и его работы.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

• выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
• планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
• сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
• вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
• обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
• подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
• вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
• координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
• доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
• вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
• готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
• обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
• осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
• получать необходимые сведения - собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
• готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
• организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
• получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
• общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Круг полномочий

Основные полномочия и права помощника:

• регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
• получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
• изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
• знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
• - составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
• запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
• знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
• участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
• подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
• направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
• организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Взыскания за нарушение договора, должностной инструкции, внутреннего распорядка, законов должны быть только согласно действующему законодательству. Обычно степень ответственности регулирует Трудовой кодекс РФ.

Помощник руководителя несет ответственность за:

• ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
• нарушение сроков выполнения требуемой работы;
• нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
• действия не в пределах своей компетенции;
• не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
• нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
• предоставление недостоверной информации сотрудникам;
• недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
• разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

• не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
• правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
• причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Руководитель организации разрабатывает инструкцию, согласовывают: юрист, руководитель отдела кадров, по охране труда. После внесения поправок, добавлений, утверждает руководитель. Указывается его должность, фамилия (с расшифровкой), дата утверждения и роспись.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность - помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания - главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации. Главное - инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами. С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь. Помощник - «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам - руководителям.

Должностная инструкция помощника руководителя создается для упорядочивания трудовых взаимоотношений. В документе обозначены функциональные обязанности, ответственность, права сотрудника.

Должность «помощник руководителя» в разных организациях может называться по-разному: личный помощник директора, ассистент руководителя, секретарь.

Образец типовой должностной инструкции помощника руководителя

І. Общие положения

1. Помощник руководителя назначается на должность и освобождается от нее приказом руководителя организации.

2. Помощник руководителя подчиняется непосредственно руководителю компании.

3. В период отсутствия помощника руководителя его права и функциональные обязанности переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

4. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж аналогичной работы от одного года.

5. Помощник руководителя руководствуется в своей деятельности:

• законодательством РФ;
• Правилами внутреннего трудового распорядка, Уставом и иными нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

6. Помощник руководителя должен знать:

• установленный порядок обращения с документами в организации;
• правила делового общения и этикета;
• порядок ведения отчетной документации;
• правила пользования офисной техникой, средствами связи;
• основы работы в текстовом редакторе, электронных таблицах;
• основы делопроизводства;
• организационно-штатную структуру компании;
• порядок заключения и исполнения договоров.

ІІ. Должностные обязанности помощника руководителя

На помощника руководителя возложены следующие функциональные обязанности:

1. Планирование рабочего дня руководителя: разработка и согласование графика проведения встреч, визитов, звонков, приемов и иных действий.

2. Личное сопровождение руководителя на встречах, приемах, в поездках.

3. Техническое обеспечение работы руководителя: заказ билетов, транспорта; организация переговоров, встреч.

4. Ведение протоколов и других документов, фиксирующих ход и результат встреч, заседаний, переговоров.

5. Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководства и контроль их исполнения.

6. Сбор информации, подготовка и предоставление руководству аналитических, информационных, справочных и других отчетов.

7. Ведение делопроизводства, получение корреспонденции, направляемой в адрес руководителя.

8. Запись посетителей на личный прием к руководителю, организация их приема.

9. Прием документов и заявлений на подпись руководителя, их регистрация, учет и передача руководителю.

10. Составление писем, запросов, других документов по поручению руководства.

11. Подготовка заседаний, встреч, совещаний, проводимых руководителем. Сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте их проведения, повестке дня.

12. Выполнение служебных поручений руководителя.

ІІІ. Права

Помощник руководителя имеет право:

1. Получать информацию в объеме, необходимом для выполнения поставленных задач.

2. Направлять руководству предложения по улучшению своей работы и рационализации деятельности компании.

3. Направлять запросы в подразделения организации (по поручению руководителя или по личной инициативе) на получение документов, необходимых для выполнения его должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства учреждения создания условий, необходимых для выполнения его служебных обязанностей.

5. Принимать самостоятельные решения в рамках своей компетенции.

6. Иметь доступ к конфиденциальной информации, при возникновении служебной необходимости.

ІV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность за:

1. Предоставление сотрудникам организации недостоверной информации.

2. Ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей.

3. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

4. Нарушение сроков выполнения поставленных задач.

5. Нарушение положений руководящих документов организации, решений, постановлений.

6. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

7. Действия, выходящие за пределы его компетенции.

8. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

9. Нарушение норм делового этикета, грубое обращение с деловыми партнерами, посетителями, сотрудниками организации.