Как проходит списание представительских расходов? Как списать расходы по максимуму? Если действия оказались незаконными.

В том случае, когда предприятие «несет» расходы, которые по различным причинам не могут быть отнесены на себестоимость деятельности текущего периода, речь идет о расходах будущих периодов (РБП) . Необходимо отметить, что подобное понятие отсутствует в налоговом учете, но распространено в БУ. Как производится списание РБП? Какими проводками оформляются такие операции? Какой счет используется? Обо всех подробностях – далее.

Как выполняется списание расходов будущих периодов

С вступлением в силу поправок в п. 65 приказа Минфина № 34н от 29.07.98 г. (Приказ Минфина № 186н от 24.12.10 г.) привычный многим бухгалтерам термин «расходы будущих периодов» прекратил свое существование. Трактовка поменялась на следующую «условия признания активов, установленные нормативно-правовыми актами по бухгалтерскому учету». Иначе говоря, РБП отныне именуются затратами предприятия текущего периода, но при этом относятся на издержки бизнеса в будущих периодах, отражаемые и списываемые в БУ согласно нормативно-правовым требованиям признания объектов активами. Срок списания зависит от продолжительности времени, который утвержден на законодательном уровне или в конкретных договорных условиях.

Как списывать расходы будущих периодов? Отсутствие на законодательном уровне точного регламента классификации РБП приводит к порождению множества способов оприходования и последующего списания. Нюансы зависят от рода деятельности предприятия. В целом, следует учитывать требования следующих нормативных актов:

• ПБУ 14/2007 – положения п. 39 утверждают, что платежи организации за право эксплуатации средств индивидуализации или продуктов интеллектуальной деятельности списываются равномерно как РБП, с учетом договорного периода действия.
• ПБУ 2/2008 – положения п. 16 определяют, что подготовительные расходы, понесенные по будущим проектам, признаются как РБП, то есть по мере оприходования выручки по таким договорам.
• ПБУ 10/99 – положения п. 19 устанавливают, что в бухучете нужно использовать методику равномерного списания расходов посредством разумного распределения затрат между различными периодами. При этом такие расходы влияют на аналогичное получение доходов и не подлежат совокупному отнесению на период возникновения доходов.

Как списываются расходы будущих периодов – проводки

Для списания РБП используется бухсчет 97 с одноименным названием. Прежде чем отнести затраты на предстоящие периоды, следует удостовериться, что не возникает условий признания активов в виде нематериальных объектов, основных фондов или запасов. Если такие основания существуют, необходимо приходовать объект согласно нормативным требованиям. Если нет, отражать как РБП.

Списаны расходы будущих периодов – проводка:

• Д 97 К 60, 76 или сразу с 51 – отражены в бухучете затраты, как РБП.
• Д 20 (44, 26, 25) К 97 – отражено частичное списание РБП на себестоимость текущего периода.

Обратите внимание! Для корректного отражения в БУ РБП требуется определить период списания. Если такой срок не установлен в контракте, необходимо утвердить его самостоятельно по правилам учетной политики предприятия (равномерно в течение договорного срока действия, пропорционально объемам выручки и т.д.).

Как отразить в учете организации списание затрат на производство, не давшее продукции? По результатам исследования потребительского рынка организацией принято решение о снятии с производства одного из основных видов продукции и ликвидации связанного с производством данной продукции незавершенного производства (НЗП). На основании приказа руководителя указанное НЗП ликвидировано, о чем составлен соответствующий акт (затраты на ликвидацию НЗП в данной схеме не рассматриваются). По данным бухгалтерского учета фактическая себестоимость ликвидированного НЗП составляет 560 000 руб., в том числе прямые расходы на ликвидированное НЗП - 450 000 руб. (что равно сумме прямых расходов на данное НЗП по данным налогового учета), косвенные расходы, распределенные на данное НЗП, - 110 000 руб. (что равно сумме признанных в налоговом учете косвенных расходов).

Бухгалтерский учет Затраты на производство продукции являются расходами по обычным видам деятельности, на базе которых формируется себестоимость готовой продукции (п. п. 5, 7 Положения по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденного Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н). По общему правилу фактическая себестоимость готовой продукции, сформированная на базе расходов по обычным видам деятельности, учитывается при определении финансового результата от обычных видов деятельности (включается в себестоимость продаж) при продаже готовой продукции (п. 9, абз. 2 п. 19 ПБУ 10/99). Затраты на производство продукции, не прошедшей всех стадий технологического процесса (не сформировавшие себестоимость готовой продукции), являются НЗП (п. 63 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н). В настоящее время порядок распределения затрат, приходящихся на готовую продукцию и НЗП, действующими ПБУ не регламентирован. Такой порядок определяется организацией самостоятельно с учетом разработанных отраслевых рекомендаций и закрепляется в учетной политике организации (п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008), утвержденного Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н). НЗП может отражаться в бухгалтерском балансе по фактической или нормативной (плановой) производственной себестоимости (абз. 2 п. 64 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Затраты в НЗП учитываются на счете 20 "Основное производство". По дебету счета 20 в данном случае отражены прямые расходы, связанные непосредственно с выпуском продукции (в корреспонденции с кредитом счетов учета производственных запасов, расчетов с работниками по оплате труда и др.), а также косвенные расходы, связанные с управлением и обслуживанием основного производства (в корреспонденции со счетами 25 "Общепроизводственные расходы" и 26 "Общехозяйственные расходы") (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово- хозяйственной деятельности организаций, утвержденная Приказом Минфина России от 31.10.2000 N 94н). В рассматриваемом случае НЗП ликвидируется по решению руководства организации. Следовательно, становится очевидным, что затраты, понесенные на производство данной продукции, не принесут организации экономических выгод в будущем, в связи с чем они должны быть признаны в отчете о финансовых результатах в качестве прочих расходов (п. 11, абз. 4 п. 19 ПБУ 10/99). Такая операция отражается записью по дебету счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-2 "Прочие расходы", и кредиту счета 20 (Инструкция по применению Плана счетов). В заключение напомним, что отказ по решению уполномоченного органа от продолжения части деятельности ведет к прекращению части деятельности организации (пп. "в" п. 6, п. 7 Положения по бухгалтерскому учету "Информация по прекращаемой деятельности" ПБУ 16/02, утвержденного Приказом Минфина России от 02.07.2002 N 66н). Информация по прекращаемой деятельности, которая может быть выделена в отдельный операционный или функциональный сегмент, подлежит раскрытию в бухгалтерской отчетности в порядке, установленном разд. III ПБУ 16/02 (п. п. 4, 5 ПБУ 16/02). Налог на добавленную стоимость (НДС) В отношении НДС по материалам (работам, услугам), использованным для производства ликвидированного НЗП, отметим следующее. Материалы (работы, услуги) приобретались для производства продукции, реализация которой облагалась НДС, в связи с чем НДС при их приобретении принимался к вычету в общеустановленном порядке (пп. 1 п. 2 ст. 171 , п. 1 ст. 172 Налогового кодекса РФ). В связи с ликвидацией НЗП становится очевидным, что в отношении приобретенных материалов (работ, услуг) не будет осуществлено операции, облагаемой НДС. По мнению Минфина России, выраженному в многочисленных ответах на частные запросы налогоплательщиков, необходимо восстанавливать ранее принятый к вычету НДС по товарам (работам, услугам) в случае, если эти товары (работы, услуги) фактически не были использованы при осуществлении операций, облагаемых НДС. Так, в Письме Минфина России от 29.03.2012 N 03-03-06/1/163 указано на необходимость восстановления НДС по товарам (работам, услугам), приобретенным для производства, не давшего продукции. Однако такое мнение представляется небесспорным, что подтверждается многочисленной судебной практикой. Это обусловлено тем, что перечень случаев восстановления НДС, приведенный в п. 3 ст. 170 НК РФ , является исчерпывающим и в нем не указано такое основание, как фактическое неосуществление в отношении приобретенных товаров (работ, услуг), НДС по которым правомерно был принят к вычету, операций, облагаемых НДС. В связи с этим обязанности по восстановлению сумм принятого к вычету "входного" НДС в таких случаях у организации не возникает. В данной схеме исходим из предположения, что организация, руководствуясь приведенной точкой зрения, не восстанавливает ранее принятый к вычету НДС при ликвидации НЗП. Дополнительно по вопросу о восстановлении НДС по товарам (работам, услугам), фактически не использованным при осуществлении облагаемых НДС операций, см. Энциклопедию спорных ситуаций по НДС, разделы "Нужно ли восстановить НДС, принятый к вычету по товарам (работам, услугам), приобретенным для выполнения заказа, если он аннулирован (п. 3 ст. 170 НК РФ)?", "Нужно ли восстанавливать НДС в случае хищения (кражи), уничтожения, брака, пропажи, конфискации товаров и т.п. (п. 3 ст. 170 НК РФ)?", "Нужно ли восстанавливать НДС при выбытии (ликвидации) основных средств до истечения срока их полезного использования (п. 3 ст. 170 НК РФ)?". Налог на прибыль организаций Сумма затрат на производство, не давшее продукции, для целей налогообложения прибыли включается в состав внереализационных расходов. Признание указанного расхода осуществляется на основании акта организации, утвержденного руководителем в размере прямых затрат, определяемых в соответствии со ст. ст. 318 и 319 НК РФ (пп. 11 п. 1 ст. 265 НК РФ). Напомним, что организация самостоятельно определяет в учетной политике для целей налогообложения перечень прямых расходов, связанных с производством продукции (п. 1 ст. 318 НК РФ). При этом механизм распределения затрат на производство и реализацию должен содержать экономически обоснованные показатели, обусловленные технологическим процессом (Письма ФНС России от 24.02.2011 N КЕ-4-3/ , Минфина России от 07.02.2011 N 03-03-06/1/79). При формировании состава прямых расходов в налоговом учете организация может учитывать перечень прямых расходов, применяемый для целей бухгалтерского учета (Письма Минфина России от 02.05.2012 N 03-03-06/1/214, от 19.12.2011 N 03-03-06/1/834). Распределение прямых расходов на НЗП производится организацией с учетом положений п. 1 ст. 319 НК РФ. Сумма косвенных расходов на производство и реализацию, осуществленных в отчетном (налоговом) периоде, в полном объеме относится к расходам текущего отчетного (налогового) периода (п. 2 ст. 318 НК РФ). Применение ПБУ 18/02 В связи с тем что в бухгалтерском учете организация при формировании себестоимости продукции учитывает все затраты (включая косвенные расходы), а в налоговом учете сумма косвенных расходов на производство относится к расходам текущего периода, у организации при формировании себестоимости продукции возникают налогооблагаемые временные разницы, приводящие к образованию отложенных налоговых обязательств (ОНО). Указанные разницы погашаются при признании себестоимости продукции в составе расходов в бухгалтерском учете, в данном случае на момент включения стоимости ликвидированной продукции в прочие расходы (п. п. 15, 18 Положения по бухгалтерскому учету "Учет расчетов по налогу на прибыль организаций" ПБУ 18/02, утвержденного Приказом Минфина России от 19.11.2002 N 114н).

Содержание операций	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Первичный документ
Формирование стоимости НЗП
Отражены прямые расходы, формирующие стоимость НЗП	20	10, 02, 70, 69 и др.	450 000	Требование-накладная, Расчетно-платежная ведомость, Бухгалтерская справка-расчет
Включена в стоимость НЗП сумма косвенных расходов	20	25, 26	110 000
Отражено ОНО (110 000 x 20%)	68	77	22 000	Бухгалтерская справка-расчет
Списание стоимости НЗП
Отражено списание НЗП	91-2	20	560 000	Акт о списании НЗП, Бухгалтерская справка-расчет
Погашено ОНО (110 000 x 20%)	77	68	22 000	Бухгалтерская справка-расчет

Об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов с 1 января 2013 г. см. комментарий. Т.Е.Меликовская,
Консультационно-аналитический центр по бухгалтерскому учету и налогообложению

Списание затрат на производство может происходить по-разному. Это зависит как от положений принятой в организации учетной политики, так и от вида продукта, получаемого в результате производственной деятельности. Рассмотрим эти зависимости и те проводки, к которым они приводят.

Способы формирования себестоимости

Себестоимость продукции, работ или услуг, являющихся предметом деятельности организации, может быть:

• производственной (неполной), включающей в себя помимо прямых затрат на производство еще и накладные расходы (общепроизводственные), за счет которых обеспечивается функционирование подразделений, собирающих эти прямые расходы;
• полной, включающей в себя помимо прямых и общепроизводственных расходов также и затраты, необходимые для обеспечения деятельности организации в целом (общехозяйственные).

Выбор способа формирования себестоимости организация делает самостоятельно, закрепляя его в учетной политике.

Сбор затрат при обоих способах происходит по одному и тому же принципу: их в корреспонденции со счетами, отражающими источники происхождения, относят на счета учета затрат, разбивая по подразделениям организации. В зависимости от вида затраты собирают следующим образом:

• прямые — на счетах 20, 23, 29;
• общепроизводственные — на счете 25;
• общехозяйственные — на счете 26.

Ежемесячно для обоих способов счет 25 закрывают, распределяя его сумму по счетам учета прямых затрат в пропорции к выбранной организацией базе, указанной в учетной политике:

Дт 20 (23, 29) Кт 25.

Закрытие счета 26 будет тоже ежемесячным, но разным —в зависимости от выбранного способа формирования себестоимости:

• при сборе неполной себестоимости вся собранная на счете 26 сумма единовременно спишется в дебет счета 90:

Дт 90 Кт 26;

• для получения полной себестоимости затраты, образовавшиеся на счете 26, тоже придется распределить на счета учета прямых затрат в пропорции к выбранной организацией базе (причем база может отличаться от установленной для распределения счета 25):

Дт 20 (23, 29) Кт 26.

Таким образом, различия в процессе списания затрат на производство заложены уже в самом принципе формирования себестоимости. Однако независимо от того, включает ли себестоимость общехозяйственные расходы, дальнейшее списание затрат по завершенному продукту, сформированных на счетах 20, 23, 29, будет осуществляться одним из 2 способов, различие между которыми находится в зависимости от вида создаваемого конечного продукта. Вид продукта для этих целей определяет форма, в которой он создается: либо это предмет материального характера, либо результат, возникающий при оказании работ, услуг.

Списание затрат по продуктам материального характера

Себестоимость созданных в процессе производства предметов материального характера в зависимости от назначения этих предметов может быть учтена в составе:

• готовой продукции, если в процессе ее производства пройдены все стадии обработки и продукт предназначен для продажи на сторону:

Дт 43 Кт 20 (23, 29);

• полуфабрикатов, если предмет представляет собой промежуточный результат обработки в цепочке стадий этой обработки и будет использован дальше в собственном производстве, но может и продаваться на сторону:

Дт 21 Кт 20 (23, 29);

• материальных затрат на производство, если возникающие при попередельном способе полуфабрикаты учитывают бесполуфабрикатным методом:

Дт 20 (23, 29) Кт 20 (23, 29);

• материальных запасов, если есть намерение использовать созданный предмет для собственных нужд организации:

Дт 10 (07, 08) Кт 20 (23, 29).

При наличии необходимости формирования в учете данных в отношении отклонений между фактической и плановой себестоимостью для списания сумм, собранных на счетах учета затрат, может использоваться счет 40:

Дт 40 Кт 20 (23, 29).

Плановая себестоимость в этом случае будет отражена так:

Дт 43 Кт 40.

Счет 40 нужно закрывать ежемесячно (План счетов бухучета, утвержденный приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). Поэтому выявленные отклонения скорректируют себестоимость либо продукции, проданной в течение отчетного периода (Дт 90 Кт 40 или Дт 40 Кт 90), либо продукции, оставшейся непроданной на конец периода (Дт 43 Кт 40 или Дт 40 Кт 43).

Списание затрат по работам, услугам

Если предметом деятельности организации являются работы (услуги), при передаче стороннему заказчику их себестоимость списывается напрямую на счет учета финрезультата от продаж:

Дт 90 Кт 20 (23, 29).

Так же, как и в отношении готовой продукции, для продаваемых работ (услуг) возможно использование в учете счета 40:

• Дт 90 Кт 40 — в части плановой себестоимости;
• Дт 40 Кт 20 (23, 29) — в части фактической себестоимости;
• Дт 90 Кт 40 или Дт 40 Кт 90 — в части отклонений.

Вместе с тем может иметь место и внутреннее потребление услуг (использование для собственных нужд организации), при котором они попадут на соответствующие счета учета затрат:

Дт 20 (08, 23, 25, 26, 29, 44) Кт 20 (23, 29).

Итоги

Применяемый в организации порядок списания затрат на производство во многом определяют положения учетной политики, в которой следует отразить:

• уровень формирования себестоимости;
• базы для распределения счетов 25 и 26;
• при попередельном способе учета — применение полуфабрикатного или бесполуфабрикатного метода;
• использование или неиспользование счета 40.

При наличии внутреннего потребления продукции (работ, услуг) необходимым становится установление последовательности закрытия затрат по подразделениям во избежание возникновения встречных процессов закрытия.

Александр Погребс , эксперт СКБ Контур

План вебинара:

К учету производственных материалов бухгалтеры подходят серьезно. А вот канцтовары, питьевую воду, мебель и другой инвентарь списывают с меньшей щепетильностью. Как правило, даже без подтверждающих бумаг. Но это грозит налоговыми последствиями для компании. Инспекторы аннулируют расходы, не подтвержденные документами.

Канцтовары

Начнем с канцтоваров. Обычно их принимают к учету по накладной от поставщика или на основании авансового отчета (если канцелярку купил сотрудник).

Как оприходовать

Каждый бухгалтер по-своему учитывает канцтовары. Кто-то кропотливо приходует каждую позицию. Например, так: ручка гелевая Pilot черная, ручка синяя шариковая автоматическая BIC и т.д. У инспекторов точно не будет нареканий к такому учету, но он требует много времени.

Другой вариант – не учитывать каждую позицию отдельно, а писать «Канцтовары» и указывать количество. Это экономит время. Но так невозможно контролировать запасы канцелярки.

К тому же к такому укрупненному учету инспекторы предъявят претензии. Во-первых, стоимость некоторых позиций может сильно различаться. Возьмем, к примеру, простую шариковую ручку и картридж для принтера. Ручка стоит 10–20 руб., а картридж – 1000 руб. и даже больше. Во-вторых, канцтовары не всегда сразу отдают работникам. Часть остается у секретаря или на складе. А списать в расходы можно только ту канцелярку, что сотрудники уже получили и используют. А если вся поставка учитывается как единица, то как делить товары?

Оптимальный вариант – учитывать канцтовары по однородным группам. Например, так: бумага для заметок, бумага для печати, ручки, карандаши, калькуляторы. Это не займет много времени. К тому же учет не искажается, так как стоимость товаров в одной группе примерно одинакова.

Метод, который выберете, закрепите в учетной политике в разделе «Сырье и материалы».

Вопрос участника

– В нашей компании канцелярку покупают сотрудники. Часто приносят чеки без расшифровки. Написано просто «Канцтовары» и указано количество. Как проводить такие документы?

– Вы можете принять канцтовары к учету как единицу, без разбивки на позиции. Но повторю, это рискованно. Общая сумма без расшифровки не устроит налоговиков. Они могут оспорить расходы. Попросите сотрудников переделать документы.

Учет в расходах на ОСНО и УСН

Смело списывайте канцтовары в расходы как на общей системе, так и на УСН. Организации на ОСНО учитывают их как прочие расходы, связанные с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ). Компании на УСН включают в расходы после оплаты на основании подпункта 17 пункта 1 статьи 346.16 НК РФ. Разумеется, касается это только тех, кто платит налог с разницы между доходами и расходами.

Часто бухгалтеры допускают ошибку – списывают канцтовары сразу в момент покупки и не оформляют никаких документов. Тогда инспекторы вправе аннулировать затраты и доначислить налог. Чем больше сумма, тем выше риски. А за год на канцелярку организация тратится существенно.

Подтверждающие документы нужны всем без исключения. В том числе и организациям на упрощенке. Как и компании на общей системе, они ориентируются на пункт 1 статьи 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). А эта норма говорит, что расходы надо подтверждать документами.

Я объясню, какие бумаги нужны для списания. Представим, какой путь проходят канцтовары от покупки до использования.

Поступившие товары приходуют на счет 10 на основании товарной накладной. А если канцелярку купил подотчетник – то на основании товарного, кассового чека и авансового отчета.

Потом товары передают на склад либо напрямую сотрудникам или руководителям подразделений. Какими документами оформить такое перемещение? Если все покупки поступают на один склад, то дополнительные бумаги составлять не обязательно. Достаточно документов на покупку: накладной или чеков (п. 47 приказа Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н).

А вот если канцелярка поступает на разные склады или к разным материально ответственным лицам (МОЛ), то нужен приходный ордер (п. 49 приказа № 119н). Можно использовать унифицированную форму № М-4 . Но она необязательна. Компания вправе разработать бланк сама.

Есть и другой вариант. Не составляйте отдельный приходный ордер. Вместо него на накладную поставьте штамп и заверьте его подписью МОЛ. На оттиске должны быть: название компании, дата получения товаров МОЛ и номер приходного ордера.

Отсутствие приходного ордера не влияет на . Этот документ – часть складского учета, правила которого компания устанавливает сама.

Когда канцелярку передадут работникам, ее можно списать в расходы. Главное составить документ, подтверждающий передачу. Им может быть требование-накладная по форме № М-11 . Но она достаточно громоздкая. Вместо нее советую разработать и утвердить собственную форму. Главное, чтобы в ней были обязательные реквизиты. Перечислю их. Прежде всего, это название документа, его дата, название компании, содержание операции, ее натуральные и денежные измерители. Также не обойтись без Ф. И.О., должностей и подписей ответственных лиц (п. 2 ст. 9 Закона о бухучете от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Обычно в небольших компаниях работа с канцтоварами устроена просто. Секретарь собирает заявки, заказывает канцелярку у поставщика. А потом раздает полученные товары руководителям подразделений или напрямую сотрудникам. В этом случае требование-накладную можно оформить так (см. образец ниже. – Примеч. ред.).

Канцелярку выдали на весь отдел? Пусть в графе «Получил» распишется начальник отдела. Товары вручали сотрудникам персонифицированно? Придется собирать подпись каждого. Иначе кладовщик или секретарь не докажет передачу материалов.

Советую сделать в требовании дополнительную колонку с примечанием. В ней укажите, что канцтовары вы передадите сотрудникам конкретного подразделения для работы (см. пометку ! в образце выше. – Примеч. ред.). Если не указать в требовании-накладной, где и как будут использовать канцтовары, то придется составлять акт на списание (п. 98 приказа № 119н). Отметка в требовании поможет отказаться от лишних бумаг.

НДС

Компании на упрощенке списывают в расходы всю сумму, которую заплатили поставщику. В том числе и входной НДС.

Организации на ОСНО принимают НДС к вычету по канцелярке так же, как и по обычным покупкам. Главное, чтобы был счет-фактура от поставщика.

Когда компания покупает товары через подотчетника, можно остаться без счета-фактуры. Розничный продавец выписывать его не обязан – пункт 7 статьи 168 НК РФ.

Можно ли принять к вычету НДС, если нет счета-фактуры, но сумма налога указана в кассовом чеке? Ответ – да. Но возможно, что вычет придется отстаивать. Минфин считает, что чек не заменяет счет-фактуру. Поэтому при покупке в розницу компания останется без вычета (письма от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335 , от 15 июня 2010 г. № 03-07-11/252). При таком варианте есть дополнительная неприятность. Когда НДС выделен в чеке, то в расходы списать его нельзя. Кодекс четко описывает случаи, в которых налог можно учесть в стоимости товара – пункт 2 статьи 170 НК РФ. Нашего случая в этом списке нет.

Я считаю, что НДС можно принять к вычету. Сложилась арбитражная практика в пользу компаний (постановления ФАС Центрального округа от 5 августа 2010 г. по делу № А64-3986/09 , ФАС Западно-Сибирского округа от 20 июля 2009 г. № Ф04-4134/2009(10406-А67-42)). Есть и постановление Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07 . А когда позиции Минфина и ВАС расходятся, инспекторы должны занимать сторону судей. Об этом налоговики прямо сказали в письме от 26 ноября 2013 г. № ГД-4-3/21097 .

Расскажу про еще одну ошибку в учете канцтоваров. Иногда их списывают в расходы минуя счет 10 . То есть делают проводку по дебету счета 26 и кредиту счета 60 . Так нельзя. Дело даже не в том, что это нарушает правила учета. Компания рискует потерять вычет по НДС. Ведь нет главного условия для вычета – организация не приняла товары на учет (абз. 2 п. 1 ст. 172 НК РФ).

Мебель и оргтехника

Перейдем к учету офисной мебели и техники. Учет зависит от того, сколько они стоят и когда введены в эксплуатацию. Надо определить, относится покупка к основным средствам или МПЗ.

С 2016 года граница стоимости ОС в налоговом и бухгалтерском учете разная. В бухучете основное средство – имущество, которое служит больше года и стоит от 40 тыс. руб. (вы в учетной политике можете установить и меньшую границу). В налоговом учете амортизируйте имущество от 100 тыс. руб. По новым правилам учитывайте только те активы, что ввели в эксплуатацию после 1 января 2016 года. Имущество, введенное до этой даты, учитывайте по-старому. Как правило, мебель и техника не стоят больше 40 тыс. руб. Поэтому разницы в учете не возникают. Такую покупку и в бухгалтерском, и в налоговом учете зафиксируйте на счете 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». В расходы ее включите поле того, как передадите в эксплуатацию. Списывайте единовременно или в течение нескольких отчетных периодов (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Передачу имущества в эксплуатацию подтвердите требованием-накладной. Можете использовать ту же форму, что и для канцтоваров (см. образец выше. – Примеч. ред.).

Если покупка стоит от 40 тыс. до 100 тыс. руб., то с учетом придется повозиться. В бухгалтерском учете имущество списывайте в расходы через амортизацию, а в налоговом – как инвентарь.

Имущество стоит от 100 тыс. руб.? И в налоговом, и в бухгалтерском учете включите покупку в .

Стандартную офисную мебель или технику инспекторы разрешают учитывать в расходах. А к бытовой технике для кухни возникают претензии (см. таблицу ниже. – Примеч. ред.).

Какую офисную технику и инвентарь можно учесть в расходах

Что купили	Можно ли списать в расходы на УСН и ОСНО
Бытовая техника для кухни (холодильник, микроволновка, чайник)	Трудовой кодекс требует, чтобы компания обеспечила сотрудникам нормальные условия труда. Поэтому организациям на ОСНО чиновники разрешают учитывать такие покупки в расходах – письмо Минфина от 24 марта 2014 г. № 03-03-06/2/12697 . Судьи также не против (постановление ФАС Московского округа от 28 июня 2012 г. по делу № А40-50869/10-129-277). А вот компаниям на УСН отстоять эти расходы сложнее. Их нет в списке разрешенных (п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Кондиционеры и обогреватели, аптечки	Если речь о компании на ОСНО, то чиновники не возражают (письмо Минфина от 3 октября 2012 г. № 03-03-06/2/112). А у упрощенщиков такие расходы аннулируют. Причина все та же. Их нет в перечне из пункта 1 статьи 346.16 НК РФ – письма Минфина от 24 октября 2014 г. № 03-11-06/2/53908 , от 26 января 2007 г. № 03-11-04/2/19
Моющие средства, хозяйственные принадлежности и инвентарь для уборки (губки, швабры, метлы, туалетная бумага и т.д.)	Эти затраты Минфин разрешает отнести к материальным расходам (письма от 11 апреля 2007 г. № 03-03-06/1/229 , от 1 сентября 2006 г. № 03-11-04/2/182)
Огнетушители	Такие расходы учитывают компании как на общей, так и на упрощенной системе (подп. 6 п. 1 ст. 264 , подп. 10 п. 1 ст. 346.16 НК РФ)
Картины, аквариум и другие предметы дизайна, цветы	Опасно списывать в расходы стоимость этих покупок. Инспекторы могут решить, что расходы необоснованны, так как не связаны с доходами (письмо Минфина от 25 мая 2007 г. № 03-03-06/1/311 , п. 1 ст. 252 НК РФ)

О лекторе

Александр Бениаминович Погребс – лектор, аттестованный аудитор. С 1998 года является вице-президентом РОО «Общество защиты прав добросовестных налогоплательщиков» (г. Санкт-Петербург). С 2007 года – заместитель главного редактора журнала «Проверка в компании». С марта 2008 года – главный редактор журнала «Проверка в компании». С марта 2009 года – налоговый консультант.

Особенно высоки риски для компании на упрощенке. Ведь для них список разрешенных расходов ограничен.

Входной НДС со стоимости мебели, техники или другого инвентаря принимайте к вычету в общем порядке.

Но если вы решили не включать покупку в расходы из-за рисков, то и НДС по ней к вычету принимать опасно. Логика следующая. Покупку не включили в расходы, так как она не связана с доходами. Для компании на общей системе основной доход – реализация. Она облагается НДС. Если покупка не связана с доходами, значит, организация не использовала имущество в НДС-операциях. А раз так, то не выполняется одно из условий для вычета из подпункта 1 пункта 2 статьи 171 НК РФ.

Вода, чай и сладости

Часто компания по собственному желанию обеспечивает сотрудников чаем, кофе, покупает печенье или заказывает бутилированную воду в офис.

Затраты на чай, кофе или сладости учтите на счете 10 , но не списывайте в налоговые расходы. Инспекторы считают, что такие затраты не уменьшают налог. С этим солидарен и Минфин (письмо от 11 июня 2015 г. № 03-07-11/33827). НДС к вычету также принять нельзя.

А вот к затратам на питьевую воду контролеры относятся лояльно. Воду и кулер они разрешают учесть в расходах на обеспечение нормальных условий труда (письмо Минфина от 16 ноября 2015 г. № 03-03-06/1/65965). Правда, касается это только организаций на ОСНО. У компаний на упрощенке инспекторы снимают такие расходы – письма Минфина от 6 декабря 2013 г. № 03-11-11/53315 и от 1 февраля 2011 г. № 03-11-11/22 .