Где зарегистрировать кассовый аппарат в налоговой. Регистрация контрольно кассовой машины

Контрольно-кассовая машина (ККМ), в народе известная как кассовый аппарат, нужна не всем предпринимателям и далеко не всегда. Однако в некоторых случаях по закону вы должны иметь и применять подобную технику. При этом недостаточно просто купить аппарат и установить его в торговой точке. ККМ необходимо «ввести в законный оборот», поставив на учет в налоговой инспекции. Вам поможет пошаговая инструкция по регистрации ККМ в налоговой, а также разбор всех нюансов, связанных с «легализацией» фискального аппарата.

Кому не обойтись без кассы?

Перед тем как приобретать и ставить на учет в налоговой инспекции контрольно-кассовую машину, нужно понять, действительно ли вам необходим этот аппарат. Применение фискальной техники регламентировано Федеральным законом «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» № 54-ФЗ, который был принят еще в мае 2003 года.

Согласно закону юридические лица и индивидуальные предприниматели, применяющие расчеты наличными средствами или с помощью банковских карт, должны обзавестись ККМ. Однако из этого правила есть и исключения, которые нужно учитывать.

Исключения:

1. Юридические и физические лица (ИП), применяющие единый налог на вмененный доход (), и предприниматели на могут обойтись без использования ККМ. Однако по требованию клиента они обязаны выдавать документ, подтверждающий прием наличных денежных средств. Им может выступать квитанция или товарный чек.
2. Юридические и физические лица, которые оказывают услуги населению, вправе не использовать ККМ. Вместо кассового чека они обязаны выдавать клиентам соответствующий документ на бланке строгой отчетности (БСО). Ими являются билеты, абонементы, квитанции и др. Порядок работы с БСО прописан в постановлении Правительства № 359 от 6 мая 2008 года.
3. Юридические и физические лица, применяющие любую систему налогообложения и при этом не имеющие возможности применять ККМ в определенных видах деятельности (см. таблицу).

Всем остальным без применения ККМ в работе не обойтись.

Далеко не каждый кассовый аппарат можно использовать при ведении бизнеса.
Подходящие модели должны упоминаться в Государственном реестре, который ведет Федеральная налоговая служба.

В этом весьма объемном документе есть два раздела. Первый включает в себя сведения о моделях контрольно-кассовой техники, применяемых организациями и индивидуальными предпринимателями. Второй ориентирован на кредитные организации и сформирован на основе данных Центрального банка России.

Если вы не собираетесь основать банк, открыть микрокредитную организацию, кредитный кооператив или ломбард, то ваш раздел – первый. Скачиваем документ с сайта налоговой, внимательно изучаем модели ККМ, указанные в нем. Внимание: реестр обновляется каждый год!

1. Купить новый ККМ. Сделать это в магазине компьютерных товаров у вас не получится. Торговлю фискальной техникой ведут организации, утвержденные Государственной экспертной комиссией по ККМ. Эти же компании занимаются обязательным техническим обслуживанием кассовых аппаратов. Отправляемся в такую фирму и выбираем модель, которая вам понравилась. При этом обязательно учитываем еще один важный момент. Модели ККМ печатают в чеках разный набор реквизитов, поэтому выбираем тот, который подходит под ваш вид деятельности. Сведения о том, что печатает конкретный кассовый аппарат в чеке, содержатся в Госреестре налоговой службы.
2. Приобрести подержанный ККМ. Он обойдется дешевле, но при выборе учитываем не только реквизиты, но и еще ряд нюансов. Возраст аппарата не должен превышать 7 лет, он должен быть в налоговой инспекции предыдущим владельцем и обязательно иметь новый блок фискальной памяти – ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная).

Каким вариантом воспользоваться – решаете только вы, закон не запрещает пользоваться б/у аппаратом. ККМ «с пробегом» продаются в тех же компаниях, что и новые.

После того как вы определились с моделью и приобрели ее, вам нужно заключить со специализированной компанией договор на техническое обслуживание аппарата. Срок действия такого документа составляет, как правило, год. Продавцы ККМ почти всегда располагают центрами технического обслуживания (ЦТО) Специалисты центра должны наклеить на кассу голографическую наклейку «Сервисное обслуживание» и выдать второй экземпляр договора о нем. Важно: без этого документа поставить аппарат на учет в налоговой не получится.

Легализуем аппарат

Приобрести ККМ и заключить договор на сервисное обслуживание со специализированной компанией – это только половина дела. Применять на этом этапе ККМ еще нельзя.

Следующий важный шаг – поставить фискальную машину на учет в налоговую. Использование ККМ без регистрации грозит серьезными штрафами.

Здесь важно знать следующее. Индивидуальные предприниматели регистрируют технику в налоговой инспекции по месту жительства, юридические лица (ООО, ЗАО и прочие) – по адресу регистрации. Если юрлицо планирует использовать ККМ не в главном офисе, то нужно . Регистрация кассового аппарата обособленного подразделения происходит по месту фактического нахождения. Теперь вы знаете, в какую ИФНС нужно обращаться.

Теперь поговорим о самом порядке регистрации. Весь процесс состоит из таких этапов: подача документов, осмотр, фискализация и регистрация.

Предприниматель должен знать, что в связи с Административным регламентом предоставления ФНС России государственной услуги по регистрации контрольно-кассовой техники, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с законодательством Российской Федерации, регистрация и снятие с учета контрольно-кассовой техники бесплатны.

В налоговую инспекцию (в какую из них, мы уже разобрались) нужно предоставить следующие документы:

• заявление на регистрацию ККМ по форме, утвержденной ФНС (скачать бланк КНД-1110021);
• паспорт ККМ для регистрации. Его вам выдадут при покупке ККМ;
• договор о сервисном обслуживании с ЦТО.

Другие документы налоговики требовать попросту не имеют права. В том случае, если вы по каким-либо причинам не можете лично предоставить заявление и другие документы в налоговую, то их можно отправить почтой, через сайт налоговой инспекции или портал госуслуг.

Вы также можете поручить оформление своему представителю, но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. Услугу по регистрации ККМ в налоговой инспекции очень часто предоставляют продавцы соответствующей техники.

Что происходит дальше? Сотрудник ИФНС, принявший документы, передает их в отдел регистрации. Там их оценивают и в случае, если набор неполный или не соответствует правилам, вас об этом уведомят. Если все в порядке, в назначенный день и час нужно будет привести аппарат на осмотр в инспекцию. Сотрудники проверят пломбу «Сервисное обслуживание», проведут фискализацию (загрузят в память ККМ необходимую информацию), тестирование и снова запломбируют. Этот этап процедуры регистрации производится в присутствии вас или вашего представителя, сотрудника ЦТО и налогового инспектора.

Фискализация производится в присутствии вас или вашего представителя, сотрудника ЦТО и налогового инспектора.

Финалом действа станет акт по форме КМ №1 (о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины) в двух экземплярах. Один останется у вас, а второй передадут в ЦТО, где вы обслуживаетесь.

В налоговой вам выдадут карточку регистрации ККМ – важный документ. В него в дальнейшем будут вноситься все данные или их изменения (адрес регистрации, владелец, снятие с учета, переведение в резерв). В случае покупки б/у машины карточку ККМ вам должен передать прежний владелец. В некоторых ситуациях документ может быть поврежден, испорчен или утерян. В таком случае налоговый орган, проводивший регистрацию ККМ, обязан выдать дубликат карточки. Это не влечет каких-либо штрафных санкций со стороны фискальных органов.

Обычно все документы на ККМ выдаются через 3 дня после проведения процедур. Но этот срок может быть и больше. Все зависит от загруженности сотрудников ИФНС. Получив бумаги на руки, можно запускать кассовый аппарат в работу.

Чем чревата «левая» касса?

Штраф за работу без кассового аппарата (пункт 2 ст. 14.5 КоАП РФ), а также за отсутствие голограммы или марки-пломбы составляет для индивидуальных предпринимателей (ИП) от 4000 до 6000 рублей, для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) – от 40000 до 60000 рублей.

Впрочем, за эти нарушения не всегда грозит штраф. В КоАП предусмотрена такая мера реагирования, как «предупреждение», поэтому в первый раз вас могут и простить.

Кроме самых популярных налоговики регулярно находят еще 12 видов нарушений использования кассового аппарата (см. таблицу).

Список нарушений законодательства при применении ККМ:

• Неприменение ККМ, отказ в выдаче документа.
• Неприменение ККМ.
• Неприменение ККМ в случае принятия платежей физических лиц.
• Невыдача документа строгой отчетности.
• Невыдача по требованию покупателя (клиента) документа, подтверждающего уплату плательщиком ЕНВД.
• Применение ККМ, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения.
• Использование ККМ с отсутствием или нечитаемыми реквизитами на кассовом чеке.
• Применение ККМ с отсутствием или нечитаемыми реквизитами на кассовом чеке, выдаваемом платежным терминалом.
• Работа ККМ с несоответствием времени на кассовом чеке реальному.
• Использование ККМ с отсутствующей маркой-пломбой.
• Применение ККМ без СВК «Государственный реестр» и (или) СВК «Сервисное обслуживание» и (или) идентификационного знака.
• Задействование ККМ в составе платежного терминала (ПТ) не по адресу регистрации ККМ, отсутствие ККМ в составе ПТ по адресу регистрации.
• Использование ККМ без технической поддержки поставщика или центра технического обслуживания (отсутствие действующего договора) либо при отсутствии паспорта ККМ.
• Применение ККМ в нефискальном режиме.

Немного о нововведениях

Налоговые органы не стоят на месте и не чураются использования высоких технологий. В 2014-2015 гг. на территории Москвы, Московской, Калужской областей и Республики Татарстан был проведен масштабный эксперимент. Предпринимателям предложили использовать онлайн-кассы – устройства с функцией передачи данных в налоговые органы через интернет.

Предпринимателям предложили использовать онлайн-кассы – устройства с функцией передачи данных в налоговые органы через интернет.

По заявлению инициаторов, такая схема должна упростить регистрацию ККМ, сократить количество налоговых проверок. Перерегистрация фискальной техники и ее техническое обслуживание, по мнению чиновников, станут лишними. В опыте поучаствовали крупные ритейлеры: «Азбука вкуса», «М.Видео», «Перекресток», «Метро Кэш энд Кэрри».

Чиновники пришли к выводу, что эксперимент удался и с апреля 2016 года предприниматели могут добровольно перейти на онлайн-кассы. В Госдуму внесен законопроект, который обяжет использовать такие устройства всех бизнесменов уже в 2017 году. Хотя, примут ли депутаты такой закон, неизвестно.

Итак, теперь вы знаете, как оборудовать ваш офис или точку продаж кассовым аппаратом. Возможно, вы уже воспользовались этими знаниями. Не останавливайтесь – впереди еще много дел. Организовать сбыт и наладить бизнес-процессы – очень непростая, но интересная и посильная задача.

Согласно новым требованиям законодательства, в России бизнесмены и предприниматели обязательно должны иметь кассовую технику, зарегистрированную в налоговой службе.

Расскажем подробно, как зарегистрировать контрольно-кассовую технику на сайте налоговых органов.

Кассовое оборудование обязательно должно соответствовать требованиям и нормам действующего законодательства. Касса должна подключаться к интернету, иметь современное ПО и быть многофункциональной, универсальной.

В центре технического обслуживания «Мета» работают высококвалифицированные специалисты, которые помогут вам выбрать качественную технику под ваш вид бизнеса.

Этап 2. Модернизация кассового аппарата

Можно также доработать имеющуюся модель ККМ, не покупая новую.

Если вы пока не решили, какой вариант выбрать, советуем ознакомиться со . Она поможет вам определиться, можно ли модернизировать вашу кассу.

Если остались сомнения, позвоните консультантам ЦТО «Мета».

Этап 3. Регистрация и оформление документов в ИФНС

Заметьте, процедура регистрации касается не только новой онлайн-кассы, но и обновленной, старой. Подтвердить модернизацию все-таки тоже придется.

Процедура регистрации может проходить разными способами:

1. Личное обращение в налоговую службу. Необходимо будет подготовить письменное заявление и документационный пакет, прежде чем отправиться в инспекцию.
2. Оформление техники через сайт ФНС. Нужно будет зарегистрироваться на официальном сайте налоговой службы и провести операции через личный кабинет. Помните, у вас обязательно должна быть получена УКЭП (усиленная квалификационная электронная подпись), иначе воспользоваться таким способом нельзя будет.
3. . Обычно данная услуга платная.
4. Регистрация документации через центры технического обслуживания. При таком варианте вам не потребуется заниматься документами, так как специалисты самостоятельно соберут необходимые бумаги и направят их в ФНС. От вас потребуется только согласие на проведение данной услуги.

Каждую операцию, при которой потратили или получили деньги, нужно оформить так, как требует законодательство, как для наличных, так и для безналичных расчетов.

Если расчет идет безналичным способом, то за соблюдением правил работы с денежными средствами следит банк. Однако подавляющее большинство небольших предприятий предпочитает расчеты наличными, для этого необходимо вести документы по учету наличности:

Кассовую книгу;

Журнал кассира-операциониста;

Кассовый отчет.

Правильно организовать учет денежной наличности достаточно просто. Для этого надо лишь вовремя отражать приход и расход наличности в книгах учета. Следует помнить, что принимать деньги от покупателей можно только с использованием контрольно-кассовой машины, в отдельных случаях – с использованием бланков строгой отчетности.

Кассовый аппарат нужно использовать при расчетах наличными, как с гражданами, так и с организациями и индивидуальными предпринимателями, только после того как вы ее зарегистрируете в налоговой инспекции. Для этого нужно: заключить договор на обслуживание контрольно-кассовой машины (ККМ) с центром технического обслуживания (ЦТО), провести фискализацию кассового аппарата, приобрести средства визуального контроля и т. д.

Законодательство РФ позволяет организациям использовать только определенные модели кассовых аппаратов, то есть те, которые включены в государственный реестр. В нем перечислены все модели, которые разрешено использовать. Помимо реестра существует и классификатор ККМ, который предусматривает, какие модели ККМ предназначены для каждой сферы деятельности.

Организации, торгующие кассовыми аппаратами, делятся на две категории:

1) специализированные фирмы-продавцы;

2) центры технического обслуживания.

У специализированных фирм-продавцов можно только приобрести ККМ, но после этого все равно придется заключать договор с ЦТО на техническое обслуживание.

Удобнее покупать аппарат прямо в ЦТО. Эта организация продает, и обслуживает, и ремонтирует кассовые машины.

Можно купить и подержанный кассовый аппарат. Объявления о продаже подержанной контрольно-кассовой машины дают предприятия, которые прекратили деятельность и теперь распродают имущество. Покупать можно только те аппараты, которые продавец снял с учета в налоговой инспекции. В подтверждение он должен выдать вам карточку регистрации ККМ с отметкой налоговой инспекции о том, что аппарат снят с учета.

Как к новым, так и к уже поработавшим кассовым аппаратам должны прилагаться паспорт версии, технический паспорт и средства визуального контроля (СВК). Это круглые голографические наклейки. Разрешается использовать кассовый аппарат, на котором имеется:

1) СВК «Государственный реестр»;

2) СВК «Сервисное обслуживание».

СВК «Государственный реестр» свидетельствует о том, что модель соответствует эталонному образцу. СВК «Сервисное обслуживание» свидетельствует, что ККМ находится на сервисном обслуживании. На этой голограмме указан год, когда машину ввели в эксплуатацию и поставили на техническое обслуживание.

Штрафные санкции за использование кассового аппарата без средств визуального контроля законодательством РФ не предусмотрены. Ответственность может наступить только за неприменение ККМ.

Прежде чем регистрировать кассовый аппарат, поинтересуйтесь в налоговой инспекции, нужно вам приобретать средства визуального контроля или нет. В постановлении Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745 установлено требование об оснащении кассовых аппаратов СВК.

В Москве и Санкт-Петербурге предусмотрены дополнительные требования. Так, необходимо использовать дополнительные самоклеящиеся пломбы, купленные в ЦТО. Налоговые органы указанных городов прежде чем регистрировать кассовые аппараты, обязательно проверяют наличие таких пломб. Пломба состоит из основной части и отрывного контрольного талона (везде приведен идентификационный номер). На основной части специалист ЦТО указывает дату установки пломбы и расписывается. Эту часть и наклеивают на кассу.

Для получения пломбы, в ЦТО необходимо подать заявку и оплатить стоимость услуги. Выдадут пломбу не позднее чем через 15 дней с момента оплаты. Срок действия пломбы – один квартал.

Документы, которые нужны при покупке кассового аппарата:

После того как приобрели контрольно-кассовую машину и заключили договор с ЦТО на техническое обслуживание, ККМ необходимо зарегистрировать в налоговом органе.

Кассовый аппарат нужно регистрировать налоговом органе по месту учета.

В налоговую инспекцию следует представить:

Заявление о регистрации ККМ;

Заполненную карточку регистрации ККМ в двух экземплярах;

Доверенность на право регистрации ККМ (если ККМ регистрирует не руководитель организации);

Технический паспорт ККМ (оригинал и копию);

Паспорт версии ККМ (оригинал и копию);

Договор на техническое обслуживание ККМ в ЦТО (оригинал и копию);

Средства визуального контроля (голограммы);

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – он должен быть с пронумерованными страницами, прошнурован, заверен печатью организации, а также подписями директора и главного бухгалтера либо индивидуального предпринимателя;

Карточку регистрации с отметкой налоговой инспекции о снятии с учета (для подержанных аппаратов).

Налоговые органы могут затребовать и другие документы: оригиналы и копии свидетельства о государственной регистрации юридического лица и свидетельства о постановке на учет в налоговом органе. Кроме того, возможно, придется представить еще и копию договора аренды помещения, где будет установлен кассовый аппарат.

С момента получения документов налоговые органы в течение пяти дней обязана зарегистрировать кассовую машину, причем в этот же срок представитель налогового органа должен проверить аппарат.

В процедуре регистрации принимают участие:

Сотрудник отдела регистрации ККМ налоговой инспекции,

Специалист центра технического обслуживания,

Представитель организации.

Как правило, в налоговом органе установлены определенные дни для подачи и получения документов, фискализации аппарата. Сначала проводится фискализация новой контрольно-кассовой машины, ведь кассовый аппарат приобретается в нерабочем (нефискальном) режиме, т. е. счетчик, который суммирует дневную выручку, еще не включен. Если вы купили подержанную ККМ, процедуру фискализации пройти также придется.

Фискализация заключается в следующем. Специалист ЦТО вводит в память кассового аппарата его заводской номер, программирует наименование предприятия-владельца и его ИНН. Затем налоговый инспектор устанавливает цифровой пароль, который защищает фискальную память от взлома. Этот пароль известен только налоговику. Потом специалист ЦТО опечатывает машину, ставя свою пломбу. Дату опломбирования и сведения оттиска клейма записывают в журнал формы № КМ-8. После этого в техническом паспорте ККМ в разделе «Ввод в эксплуатацию» специалист ЦТО расписывается и указывает номер своего удостоверения.

Далее начинаются испытания кассовой машины. Пробивается условная сумма и проверяется правильность отражения реквизитов на чеке. Налоговый инспектор вводит секретный пароль и снимает пробный отчет фискальной памяти.

По окончании фискализации налоговый инспектор присваивает ККМ номер и делает запись в книге учета контрольно-кассовых машин организаций, которую ведут налоговые органы. Налоговый инспектор визирует журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4), ставит в нем печать налоговой инспекции и записывает дату фискализации. Затем налоговый инспектор заполняет карточку регистрации ККМ и визирует ее у руководителя налогового органа. Эта карточка должна находиться там, где установлена кассовая машина.

В карточке регистрации указывается адрес, по которому будет установлена контрольно-кассовая машина. Если у предпринимателя несколько магазинов (кафе, мастерских и пр.), то может появиться необходимость переставить ККМ в другую точку. Это можно делать, только предварительно уведомив налоговый орган. Налоговый инспектор сделает запись в своем журнале и внесет изменения в карточку регистрации. В противном случае организация будет привлечена к ответственности.

Если приобретен резервный аппарат, который планируется использовать на время ремонта используемых ККМ, об этом нужно заранее предупредить налогового инспектора, который внесет соответствующую запись в карточку регистрации. Это позволит использовать резервный аппарат в любом магазине (или любой другой точке), принадлежащем организации.

Для снижения сумм налогов на сумму, уплаченную за ККМ, важным критериям выступает вид деятельности организации. Если касса используется только в деятельности, облагаемой НДС, то малое предприятие вправе принять к вычету весь налог. При этом должны быть выполнены все стандартные условия: введен аппарат в эксплуатацию, получена счет-фактура, где сумма налога вынесена в отдельную строку, – только в этом случае «входной» НДС можно принять к вычету.

Если магазин торгует и в розницу, и оптом, а розничная торговля переведена на уплату налога на вмененный доход, то ККМ используют как в деятельности облагаемой, так и не облагаемой НДС.

В этом случае «входной» НДС принять к вычету нельзя. «Входной» налог нужно распределить пропорционально стоимости проданных товаров. Ту часть налога, что приходится на товары, реализация которых облагается НДС, можно принять к вычету. Оставшаяся часть суммы налога включается в первоначальную стоимость кассового аппарата. Рассчитывая такую пропорцию, берут стоимость проданных товаров того налогового периода, в котором касса была введена в эксплуатацию.

Пример 2.13. В апреле 2008 г. ООО купило для своего магазина кассовый аппарат за 17 700 руб. (в том числе НДС – 2700 руб.). Затраты по вводу в эксплуатацию, состоящие из платы за средства визуального контроля и программирование, равны 1310 руб. (в том числе НДС – 200 руб.). Выручка предприятия в этом месяце составила 890 000 руб.:– 471 000 руб. (в том числе НДС – 71 848 руб.) – от реализации оптом (общая система налогообложения);– 419 000 руб. – от реализации в розницу с применением ККМ (ЕНВД).Сумма «входного» НДС, которую ООО должно включить в первоначальную стоимость кассового аппарата, составит 1479 руб. [(2700 руб. + 200 руб.) х 419 000 руб.: (890 000 руб. – 71 848 руб.)].Оставшуюся часть налога – 1421 руб. [(2900–1479)] – можно принять к вычету после того, как касса введена в эксплуатацию.ООО установило одинаковый срок службы кассы в бухгалтерском и налоговом учете – 6 лет (72 месяца). Амортизацию в бухгалтерском и налоговом учете решено начислять линейным методом. Первоначальная стоимость ККТ – 17 589 руб. [(17 700 руб. – 2700 руб. + 1310 руб. – 200 руб. + 1479 руб.)], т. е. сумма ежемесячной амортизации составит 244,29 руб. .

Перед тем как сдать ККМ в ремонт, предприятие должно снять показания контрольных денежных счетчиков и занести полученные данные в акт по форме № КМ-2. Это необходимо сделать, потому что во время ремонта эти счетчики могут обнулиться. По этой же причине перед началом ремонтных работ и после их завершения акт должен завизировать налоговый инспектор.

Но на практике большинство налоговых инспекций не требует представлять им акт перед началом ремонта, если только неисправность не связана с блоком фискальной памяти или другими устройствами, которые могут вызвать обнуление контрольных денежных счетчиков. Специалист ЦТО должен проверить состояние блока фискальной памяти и записать свое заключение в акте перед началом ремонта. Поскольку кассовые аппараты служат больше одного года, они учитываются в составе основных средств, их стоимость отражают на счете 01 «Основные средства».

Для того чтобы продать контрольно-кассовую машину, необходимо снять ККМ с учета в налоговом органе. Заявление с просьбой об этом составляется в произвольной форме. К заявлению необходимо приложить следующие документы:

Регистрационную карточку ККМ;

Журнал кассира-операциониста.

Снимая кассовый аппарат с учета, организация должна подтвердить, что показания суммирующих денежных счетчиков полностью отражены в журнале кассира-операциониста. Для этого прикладывается итоговый чек, пробитый в тот же день, когда заявление о снятии ККМ с учета было подано в налоговую инспекцию. Подразумевается, что, пробив итоговый чек, предприятие больше не использует данный кассовый аппарат.

Если налоговый инспектор, захочет проверить состояние блока фискальной памяти. В этом случае он выезжает на предприятие (или ККМ привозится в налоговую инспекцию) и снимает показания контрольных денежных счетчиков. Полученные данные должны соответствовать записям в журнале кассира-операциониста.

В ряде случаев перед тем, как снять контрольно-кассовую машину с учета, налоговые инспекции требуют от предприятия перевести показания суммирующих денежных счетчиков на нули. Эту операцию проводит и оформляет актом по форме № КМ-1 специалист ЦТО. Акт должен подписать налоговый инспектор.

Проверив показания денежных счетчиков, налоговый инспектор выдает предприятию книгу кассира-операциониста и копию регистрационной карточки с отметкой о снятии ККМ с учета.

Если ККМ продать не удалось, и ее решили просто списать, то нужно оформить акт на списание объекта основных средств. В акте надо указать причину, по которой выбывает контрольно-кассовая машина (физический или моральный износ). Здесь же приводят характеристики списываемой машины: ее марку, срок службы, инвентарный и заводской номера, а также первоначальную и остаточную стоимость. Акт оформляют уже после того, как кассовый аппарат снят с учета в налоговом органе.

Работать без кассового аппарата можно при торговле:

Газетами и журналами;

Лотерейными билетами;

Билетами и талонами для проезда в транспорте;

Мороженым;

Безалкогольными напитками в розлив;

Из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином;

Вразвал овощами и бахчевыми культурами;

Продовольственными и непродовольственными товарами с ручных тележек, корзин, лотков;

Продовольственными товарами с открытых прилавков на крытых рынках.

Рассчитываться наличными без кассового аппарата могут также предприниматели и организации, оказывающие бытовые услуги населению. Им разрешается вместо кассового аппарата использовать бланки строгой отчетности.

Принимать деньги от организаций без кассового аппарата нельзя, поэтому, если среди клиентов есть и физические, и юридические лица, контрольно-кассовая машина необходима.

При разовой сделке индивидуальному предпринимателю выгоднее не покупать кассу, а заплатить штраф. Ответственность за неприменение кассового аппарата предусмотрена ст. 14.5 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Сумма штрафа, которую могут взыскать с должностного лица организации, составляет от 3 тыс. до 4 тыс. руб., с юридического лица – от 30 тыс. до 40 тыс. руб.

Покупка ККМ, а также расходы на ее регистрацию и обслуживание потребуют больше денег. Более того, предпринимателю, возможно, не придется платить и штраф, поскольку проверяющие вправе привлечь к ответственности, только если с момента, когда предприниматель нарушил порядок работы с наличностью, прошло не более двух месяцев. Об этом сказано в п. 1 ст. 4.5 КоАП РФ.

Перед началом работы на ККМ кассир получает у руководителя ключи от кассовой кабины, ключи от привода кассовой машины и денежного ящика, разменную монету и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями. Кассир расписывается в книге учета принятых и выданных денег.

Руководитель обязан:

В присутствии кассира снять показания секционных и контрольных счетчиков и сверить их с показаниями, записанными в журнале кассира-операциониста за предыдущий день;

Убедиться в совпадении показаний, занести их в журнал за текущий день на начало работы и заверить своей подписью и подписью кассира;

Оформить начало контрольной ленты, указав на ней тип и заводской номер машины, дату и время начала работы, показания секционных и контрольных счетчиков, заверить данные на контрольной ленте подписями (своей и кассира) и закрыть замок денежных счетчиков;

Провести инструктаж кассиров и продавцов в соответствии с Типовыми правилами эксплуатации ККМ.

При возникновении неисправностей в работе ККМ кассир обязан:

Выключить кассовую машину, вызвать руководителя, определить характер неисправности;

В случае нечеткого отражения реквизитов на чеке, невыхода чека или обрыва контрольной ленты совместно с руководителем проверить оттиски чека на контрольной ленте, подписать чек, указав на обороте правильную сумму, и после проверки отсутствия пропусков нумерации подписать места обрыва контрольной ленты. Если чек не вышел, то вместо него следует получить нулевой;

В случае невозможности продолжения работы из-за неисправности ККМ кассир совместно с руководителем оформляет окончание работы на данной кассовой машине, как при окончании смены, с отметкой в журнале кассира-операциониста на данную кассовую машину о времени и причине окончания работы.

Если устранение неисправности своими силами невозможно, то вызывается специалист ЦТО.

Кассиру запрещено работать без контрольной ленты или склеивать ее в местах обрыва.

По окончании рабочего дня или по прибытии инкассатора кассир должен:

Подготовить денежную выручку и другие платежные документы;

Составить кассовый отчет.

После этого руководитель в присутствии кассира снимает показания счетчиков, получает распечатку или вынимает из ККМ использованную в течение дня контрольную ленту, подписывает конец контрольной ленты (распечатку), указывает на ней тип и номер машины, показания счетчиков, дневную выручку, дату и время окончания работы. Показания на конец отчетного дня вписываются в журнал кассира-операциониста.

По показаниям счетчиков на начало и конец дня, определяется сумма дневной выручки. Она должна соответствовать показаниям денежных суммирующих счетчиков и контрольной ленты.

На кассовом чеке или вкладном документе должны отражаться следующие реквизиты:

Наименование организации;

ИНН организации;

Заводской номер контрольно-кассовой машины;

Порядковый номер чека;

Дата и время покупки;

Стоимость покупки;

Признак фискального режима.

Чеки погашаются одновременно с выдачей товара с помощью штампов или путем надрыва в установленных местах. Все чеки, пробитые на ККМ в течение смены и не выданные покупателям (снятие показаний в начале и конце рабочего дня, нулевые чеки, полученные при проверке работы печатающего механизма) должны быть сданы вместе с кассовым отчетом.

При работе на ККМ в обязательном порядке применяется и оформляется контрольно-кассовая лента. Контрольно-кассовая лента – это документ, подтверждающий сумму принятых наличных денег.

В межинвентаризационный период они хранятся в упакованном (свернутом и опечатанном) виде. Контрольные ленты подлежат уничтожению в течение 15 дней после проведения последней инвентаризации и проверки товарного отчета. При этом для снятия фискального отчета необходимо пригласить налогового инспектора.

Контрольно-кассовые ленты уничтожают по акту. В акте необходимо указывать:

Наименование организации;

Состав комиссии;

Показания счетчиков контрольно-кассовых машин;

Марка ККМ, год выпуска и заводской номер;

Регистрационный номер ККМ;

Период инвентаризации;

Номера чеков, показания счетчиков на начало и конец ленты;

Сумма выручки по ленте;

Подтверждение того, что выручка зафиксирована в журнале кассира-операциониста и оприходована в кассовой книге организации.

В конце акта записывают: «В ходе выборочной проверки соответствия данных контрольно-кассовых лент, кассовых отчетов, журнала кассира-операциониста, кассовой книги организации и снятия фискального отчета по паролю налогового инспектора за указанный период расхождений не установлено».

Акт составляют в двух экземплярах: один для налоговой инспекции, другой – для малого предприятия.

Снятие фискального отчета по паролю налогового инспектора оформляют Актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1). Этот акт прилагают к акту на уничтожение контрольно-кассовых лент.

На каждую ККМ предприятие должно завести журнал кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-4.

Журнал применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине предприятия, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, скреплен печатью предприятия и подписями руководителя, главного бухгалтера и налогового инспектора.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Помарки в журнале не допускаются. Все исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера организации.

В графах журнала кассира-операциониста записывают следующие показатели:

Дата – число, месяц, год;

Фамилия, имя, отчество кассира-операциониста;

Номер счетчика;

Показания контрольного счетчика, регистрирующего перевод суммирующих денежных счетчиков – показания счетчика в режиме «Z», который увеличивается на единицу при переводе суммирующих денежных счетчиков на нули;

Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

Подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на начало рабочего дня (смены);

Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

Подписи кассира и администратора, подтверждающие показания денежных счетчиков на конец рабочего дня (смены);

Сумма выручки за день по показаниям суммирующих денежных счетчиков;

Сумма денежной наличности, сданной в кассу организации;

Сумма выручки по оплаченным документам (при оплате покупателем товаров расчетными чеками и другими платежными средствами);

Общая сумма выручки;

Денежный остаток на конец дня в кассе;

Сумма недостачи (излишков), выявленной в результате проверки;

Сумма возвращенных покупателям денег по неиспользованным чекам в случае возврата товаров или ошибочно пробитого кассиром-операционистом чека. В подтверждение указанного факта к отчету кассира-операциониста прилагается акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, составленный по форме № КМ-3;

Подписи на конец рабочего дня кассира.

Если предприятие работает без кассира-операциониста, то есть выручку от покупателей принимает продавец, то ведется журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста по форме № КМ-5.

Прием-сдача денег оформляется в журнале совместными подписями руководителя предприятия и специалиста, работающего на ККМ. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с фактической выручкой выясняются причины расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В конце рабочего дня составляется сводный отчет о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации за текущий рабочий день. Этот отчет составляется по унифицированной форме № КМ-7 (Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации). Отчет является приложением к справке кассира-операциониста (форма № КМ-6).

Старший кассир составляет отчет (сведения) по форме № КМ-7 ежедневно и вместе с актами, справками формы № КМ-6, приходными и расходными кассовыми ордерами.

В форме по показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой ККМ рассчитывается выручка, общая выручка организации уменьшается на сумму денег, выданных покупателям по возвращенным ими чекам. Эта сумма включается в сведения согласно актам формы № КМ-3. Сведения подписывают руководитель и кассир организации.

Начиная с этого года, компании и другие хозяйствующие субъекты должны использовать при приеме наличного денежного оборота по реализации товаров, услуг, работ специальную технику. Законодательством определен список субъектов, которые должны применять данные аппараты, а также как зарегистрировать онлайн-кассу. Данное мероприятие важно, так как нарушение установленного алгоритма не позволит зарегистрировать ККТ.

Использовать эту технику стало возможно еще с 2016 года. По установленным правилам с первого февраля 2017 года все новые аппараты, которые ставятся на учет, должны быть онлайн-кассами.

Нельзя даже просто поменять ЭКЛЗ. Поэтому организации, у которых закончился срок использования, должны снимать с учета старую кассу и покупать и применять новую с функцией онлайн.

В настоящее время обязательно такая контрольная техника должна быть у организаций, применяющих ОСНО или УСН, то есть у компаний, учитывающих фактически полученный доход.

Для фирм и ИП, находящихся на ЕНВД или купивших патент при ПСН, использование таких кассовых аппаратов станет обязательно только с первого июля 2018 года.

С 31 марта 2017 года новые поправки ввели обязанность торговцев алкогольной продукции при реализации этого товара применять кассы с онлайн передатчиками. При этом не имеет значения какой режим по налогообложению они используют. Это значит что, онлайн кассы в этом случае должны быть у хозяйствующих субъектов, применяющих льготные системы ЕНВД и ПСН.

Что нужно для регистрации онлайн кассы?

Прежде всего чтобы осуществить постановку на учет онлайн кассы, необходимо выбрать и приобрести непосредственно сам аппарат. Существующие онлайн-кассы, которые можно применять, доступны для просмотра на сайте ФНС.

Осуществляя выбор, субъект бизнеса должен основываться на возможностях кассового аппарата, а также количестве товаров или услуг в его номенклатуре. Кроме этого существуют специальные аппараты для интернет-магазинов, у которых бумажный чек на покупку не печатается.

Данная техника должна передавать информацию в интернет, поэтому нужно также определиться каким образом будет осуществляться эта связь.

Большинство налоговых органов настаивают на том, чтобы регистрация онлайн-касс происходила через личный кабинет плательщика на сайте ФНС. Поэтому хозяйствующему субъекту может потребоваться наличие квалифицированной ЭЦП. Ее можно получить у специализированного оператора. На это уйдет несколько дней.

Внимание! Для использования на компьютере должна стоять специализированная программа по шифрованию КриптоПро. Лицензию на нее также нужно будет приобрести и установить на компьютере. На машине также должна стоять актуальная версия браузера Internet Explorer.

Как зарегистрировать онлайн-кассу – пошаговая инструкция

ФНС требует, чтобы регистрация онлайн-кассы производилась только в электронном виде через личный кабинет. Такую процедуру за дополнительную плату производят центры обслуживания либо дилеры, продающие кассы. Но можно провести регистрацию и самостоятельно.

Регистрация на сайте оператора фискальных данных

Перед тем, как начинать постановку онлайн кассы на учет, необходимо выбрать компанию ОФД, которая будет осуществлять отправку чеков в налоговую. ОФД должен быть аккредитованным со стороны налоговой службы, т. е. иметь право на обработку ФД клиентов. На сайте налоговой службы имеется реестр, который содержит список всех подобных компаний.

Внимание! Скачать реестр операторов можно на сайте налоговой по ссылке www.nalog.ru/rn77/related_activities/registries/fiscaloperators/ . По состоянию на апрель 2017 года в реестр внесено пять операторов.

Процесс регистрации, по своей сути, не отличается друг от друга. Однако личный кабинет каждого оператора может предоставлять различный функционал и доступ к данным. Если существует такая возможность, то перед регистрацией лучше протестировать кабинет каждого ОФД в демонстрационном режиме и выбрать тот, который больше всего понравится.

При регистрации в личном кабинете ОФД необходимо указать название компании, коды ИНН и ОГРН, Ф.И.О. и телефон контактного лица. Иногда при регистрации необходимо предоставить доступ к ЭЦП, из которой сайт получает все нужные сведения.

Заключение договора с ОФД

После проведения постановки на учет кассы нужно состав ить договор с ОФД. Для этого необходимо найти кнопку или пункт в меню «Заключить договор».

Основные сведения будут загружены из ЭЦП - название компании, ее ИНН и ОГРН, Ф.И.О. директора. Кроме этого, некоторые данные придется ввести вручную. В частности, нужно будет указать на основании какого документа действует руководитель, ввести юридический и почтовый адреса. Последний особо важен, поскольку по нему в дальнейшем будут высылаться копии документов в бумажном виде - договоры, акты выполненных работ и т. д.

Внимание! После внесения всех сведений, договор может быть отправлен системой на проверку специалистам ОФД, и только после этого будет предложено подписать его, либо действие выполняется сразу. Договор может быть завизирован только при помощи квалифицированной электронной подписи.

Получить доступ в личный кабинет ОФД

После оформления договора с ОФД можно зайти в личный кабинет. В настоящее время он еще пустой - данные будут появляться только после подключения кассового аппарата и работы на нет.

Как правило, личный кабинет ОФД предоставляет доступ к следующим сведениям:

• Сведения о пробитых чеках, при этом у каждого документа можно посмотреть его содержимое, и даже скачать;
• Отчеты об открытии и закрытии смен;
• Перечень зарегистрированных кассовых аппаратов;
• Различного рода отчеты – по количеству пробитых чеков, средним суммам за период времени и т. д.;
• Сотрудники, имеющих право доступа в личный кабинет ОФД;
• Документооборот между пользователем и ОФД - договоры, счета, акты выполненных работ и т. д.

Внимание! Перечень функций, которые доступны из личного кабинета, могут различаться у разных ОФД.

Регистрация на сайте налог ру.

Для того, чтобы произошла регистрация онлайн кассы в ФНС, необходимо получить доступ к личному кабинету на сайте ФНС. Это производится при помощи квалифицированной электронной подписи.
Если личный кабинет на сайте nalog.ru еще не открыт, необходимо это предварительно сделать. Для каждого типа налогоплательщиков - компаний и предпринимателей, существует свой личный кабинет, ссылка на вход в который расположена на главной странице портала налоговой.

После входа в личный кабинет нужно перейти в раздел «Контрольно-кассовая техника», где необходимо щелкнуть по кнопке «Зарегистрировать ККТ».

В появившемся окне указываются следующие данные:

• Полный адрес, по которому будет использоваться кассовый аппарат - большинство сведений (названия города, районе, улицы и т. д. выбираются из справочников);
• Название места использования - в произвольном виде наименование магазина или территории, где будет находиться аппарат (например, «Магазин продукты», или «Помещение кассы»);
• Модель ККТ и ее заводской номер - выбирается из справочника. Если в открывшемся окне необходимого нет, то поиск производится с ошибкой, либо эта модель не включена в реестр аппаратов, разрешенных к применению;
• Модель фискального накопителя и его номер;
• Особый режим установки аппарата - к примеру, интернет-магазин или разносная торговля. Если касса просто используется в обыкновенном магазине, ничего ставить не нужно;
• Выбранный ОФД - выбирается из списка, куда входят только аккредитованные ОФД. ИНН сайт подставит сам.

После этого еще раз проверяются все сведения, после чего нажимается кнопка «Подписать и отправить». В ответном письме из налоговой приходит уведомление о оформлении аппарата, которое содержит регистрационный номер. Его нужно использовать при подключении кассы в личном кабинете ОФД.

Внимание! Полученный номер также необходимо занести в кассовый аппарат, после чего он напечатает специальный чек с фискальными данными. Далее в личном кабинете ФНС нажать кнопку «Завершить регистрацию», и в появившемся окне указать информацию с распечатанного чека - точные дату и время, номер фискального документа (строка ФД) и фискальный признак (строка ФН). После этого касса готова к работе.

Регистрируем кассу у ОФД

Для того, чтобы подключить кассовый аппарат в личном кабинете ОФД, необходимо зайти в него и нажать кнопку «Добавить ККТ» или «Зарегистрировать ККТ». Делать это необходимо только после того, как проведена регистрация онлайн кассы в личном кабинете налогоплательщика, и органом был присвоен ей номер.

В открывшееся окно нужно внести определенные данные:

• Регистрационный номер кассы, присвоенный ей налоговой;
• Заводской номер кассы из паспорта или иной документации;
• Название модели кассы (из паспорта);
• Номер фискального накопителя, присвоенный ей на заводе (из паспорта ФН).

Некоторые ОФД при регистрации предлагают также воспользоваться некоторыми дополнительными функциями. К примеру, они могут напоминать о том, что заканчивается срок обслуживания кассового аппарата, либо им давно не пользовались. Часто можно для удобства указать короткое имя ККМ, под которым она будет показываться в отчетах.

Если, к примеру, у компании несколько торговых точек, и на каждой установлена онлайн-касса, им можно присвоить имена по месту нахождения (названию магазина, названию улицы, где он расположен и т. д.).

Внимание! После постановки на учет кассы необходимо создать счет на оплату выбранного тарифного плана. После зачисления средств, аппарат будет активирован и его можно использовать для пробивания чеков. По истечении оплаченного периода времени процедуру создания и оплаты счета необходимо будет повторить.

Как зарегистрировать онлайн кассу – видео с примером регистрации

Нужно ли вести журнал кассира-операциониста для онлайн касс?

Согласно старому закону о применении ККТ, каждая компания, которая пользуется кассой, обязана была вести журнал кассира-операциониста и использовать другие обязательные формы бланков.

Тем не менее, если во внутренних документах организации установлена обязательность ведения этого регистра, компания или предприниматель могут использовать его по собственному желанию.

Важно! Обязательными к применению являются только формы, установленные новым законом. К ним относятся, например, отчеты об открытии и закрытии смены, ведомость о состоянии расчетов и т. д.